Anbieterwechsel und Datenübertragbarkeit

Informationen nach Art. 26 und Art. 28 der Verordnung (EU) 2023/2854 (Datenverordnung) · Stand 03.11.2026

Diese Seite beschreibt, wie Sie Ihre Daten aus KassenFlow mitnehmen und zu einem anderen Anbieter oder auf eine eigene IT-Infrastruktur wechseln können. Die vertraglichen Regeln dazu stehen in § 8 und § 8a der AGB (Kündigungsfrist für den Wechsel höchstens zwei Monate, Übergangsfrist 30 Kalendertage, Abruf der Daten mindestens 30 Kalendertage, keine Wechselentgelte). Das Entgelt bis zum Ende der Mindestlaufzeit bleibt geschuldet (§ 8a Abs. 1 der AGB).

1. Verfahren für den Wechsel

Sie verlangen den Wechsel, den Wechsel auf eine eigene IT-Infrastruktur oder die Löschung Ihrer Daten in Textform, zum Beispiel per E-Mail an kontakt@app-emporium.com. Nach Ablauf der Kündigungsfrist teilen Sie uns mit, welche Maßnahme Sie durchführen; bei einem Wechsel zu einem anderen Anbieter nennen Sie uns die dafür nötigen Angaben. Während der Übergangsfrist läuft Ihre Kasse weiter, und wir unterstützen Sie und von Ihnen beauftragte Dritte beim Wechsel.

2. Methoden: wie Sie an Ihre Daten kommen

Jederzeit selbst, während der Vertragslaufzeit: die amtlichen Exporte in der Kasse (Prüfer-Ansicht: DSFinV-K-Datenträger, TSE-Export, Archiv der Monatsabschlüsse, Nebendaten; DATEV-Export im Menüpunkt DATEV) und das Wechsel-Paket mit Ihren Stammdaten (Betriebskonfiguration → Stammdaten → „Datenexport“).
Bei Vertragsende: Wir stellen Ihnen binnen sieben Tagen einen vollständigen Export über einen Download-Link bereit und schicken Ihnen den Link in Textform; er bleibt mindestens 30 Tage abrufbar.

3. Wechsel zu KassenFlow

Speisekarte bzw. Leistungskatalog per KI-Import: Sie laden die Karte als PDF, Foto, Word-, Excel- (xlsx) oder CSV-Datei hoch; die Kasse liest Artikel, Preise und Kategorien daraus aus, und Sie prüfen das Ergebnis vor der Übernahme. Der Import ist eine KI-Funktion und steht zur Verfügung, soweit sie für Ihre Kasse eingeschaltet ist.
Oberfläche per Foto: Sie fotografieren den Bildschirm Ihrer bisherigen Kasse; die KI erkennt Kategorien und Tasten und schlägt Farben und Anordnung vor. Übernommen wird nur, was Sie je Taste bestätigen; Preise liefert das Foto nicht (ebenfalls KI-Funktion, soweit für Ihre Kasse eingeschaltet).
Einrichtung durch uns: Die Einrichtung Ihrer Endgeräte und das erstmalige Einprogrammieren des Artikel- und Leistungskatalogs sind im Entgelt enthalten (§ 5 Abs. 4 der AGB).
Exporte fremder Kassensysteme: Die Konvertierung übernehmen wir nach Aufwand (§ 5 Abs. 4 der AGB).

4. Formate und Datenstrukturen der exportierbaren Daten

Übertragen werden können die folgenden Kategorien (abschließend wie in § 8a Abs. 4 der AGB):

Belege mit Positionen und Zahlungen, Tagesabschlüsse: DSFinV-K-Datenträger (CSV-Dateien mit Beschreibungsdatei index.xml) nach der Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) des Bundesministeriums der Finanzen.
Protokolldaten der technischen Sicherheitseinrichtung samt Zertifikaten: TSE-Export als TAR-Archiv nach der Technischen Richtlinie BSI TR-03153.
Archiv der Monatsabschlüsse: die abgelegten DSFinV-K- und TSE-Exporte unverändert als ZIP-Archiv.
Nebendaten einschließlich des vollständigen Kassenbuchs: CSV-Dateien mit Beschreibungsdatei (Struktur nach dem Beschreibungsstandard der Finanzverwaltung für den Datenzugriff).
DATEV-Buchungsstapel: CSV im DATEV-Format (EXTF).
Wechsel-Paket (Stammdaten): ZIP-Archiv mit je einer JSON- und einer CSV-Datei je Datenart und einem Verzeichnis (manifest.json) mit Formatversion, Dateien und Feldern: Firmendaten, Steuersätze und Steuerprofile, Kategorien, Artikel und Leistungen samt Beilagen- und Extra-Gruppen, Speisekarten, Kundenstamm, Benutzer und Rollen ohne Zugangsgeheimnisse, Räume und Tische, Druckerstationen, Zutaten und Rezepte der Warenwirtschaft, Bedienknöpfe sowie die Betriebseinstellungen ohne Geheimnisse.

5. Einschränkungen

Ausgenommen sind Daten, die für die interne Funktionsweise des Dienstes spezifisch sind: Zugangsdaten und Schlüssel (Passwörter, PINs, Zweitfaktor-Geheimnisse, Tokens), Quellcode, Betriebs- und Sicherheitsprotokolle des Anbieters und betriebsinterne Konfiguration.
Kassendaten (Belege, Zahlungen, Abschlüsse, Kassenbuch, TSE-Daten) gibt es nur in den amtlichen Formaten oben, nicht als Kopie unserer Datenbank.
Die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist an diese Kasse gebunden und geht nicht auf das neue System über. Für das neue System brauchen Sie eine eigene TSE; die Außerbetriebnahme dieser Kasse und die Inbetriebnahme des neuen Systems teilen Sie Ihrem Finanzamt mit (§ 146a Abs. 4 AO).
Aufzeichnungen, die revisionssicher (unveränderbar) abgelegt sind, lassen sich vor Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist nicht löschen; sie bleiben gesperrt und werden danach gelöscht (§ 8 Abs. 3 der AGB). Die Aufbewahrung nach § 147 AO obliegt Ihnen.

6. Gerichtsbarkeit der IT-Infrastruktur

Server und Datenbank Ihrer Kasse liegen in Deutschland (Hetzner Online GmbH); Sicherungskopien liegen im EU/EWR-Raum. Es gilt deutsches Recht und das Recht der Europäischen Union. Weitere Dienstleister und Orte der Verarbeitung stehen in Anlage 3 des Vertrags zur Auftragsverarbeitung.

7. Schutz vor internationalem staatlichem Zugriff

Server und Datenbank Ihrer Kasse liegen in Deutschland, Sicherungskopien im EU/EWR-Raum. Sicherungen und Belegbilder werden vor dem Hochladen in den Archivspeicher verschlüsselt. Ein Zugriff unseres Personals auf Ihre Kasse (Fernwartung) erfolgt nur nach Ihrer befristeten Freigabe im System und wird protokolliert. Soweit Dienstleister außerhalb der Europäischen Union eingesetzt werden, gelten die Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO; die Dienstleister und die jeweilige Grundlage stehen in Anlage 3 des Vertrags zur Auftragsverarbeitung.

Fragen zum Wechsel: kontakt@app-emporium.com